メール対応は仕事時間の多くを占めている
メールは、仕事をする上で欠かせないビジネスツールの一つです。日本ビジネスメール協会によると、1日におけるメール対応時間は2時間30分(読む：約69分/日、書く：約81分/日)ということです。この数字を見ても、仕事内容や役職等で多少変動することはあると思いますが、メール作成は負荷が大きい業務であるということがよくわかります。
逆にいうと、メールを制することができれば、業務を効率的にこなすことができることになり、業務生産性も上がり、残業が少なくなること間違いなしです。
メールへの返信が遅い理由
私は基本的にメールやチャットに追われています。以前数えてみたことがありましたが、受信メールは平均200件/日で、対応必要なものは50件程度で、通知やお知らせ関連が残りの150件ほどでした。その他、Teamsでは様々なチャンネルに登録されており、日々投稿チャットにて呼び出されます。その他通常チャット・社内システム・メッセージ・電話からもコンタクトがあり、どうしても返信が遅れてしまいます。もっとスムーズにレスポンスができたらいいのにと常に思っているので、ちょっと調べて考えてみました。
そもそも頭の回転が鈍い
これは原因の一つとしてあると思います。要は、頭の整理・切替がうまくできないのです。ワーキングメモリが弱い為、一つ一つ記録に残しながら仕事をしていると、次の案件が舞い込んでくる。そうやって少しずつメールタスクがたまっていく。そして自分の能力に苛立ちを感じてストレスもたまっていきます。
返信内容を考えすぎてしまう
私は、自分でいうのもあれですが、優しい部類の人間だと思います。ですので、相手の立場や受け取り方を最大限に気にしてメールやチャットを送っております。ですので、一度メール作成が終わっても、「あーでもない、こーでもない」と推敲してしまう癖があります。
時間に制限がない環境であればよいのですが、ビジネスの世界はそんなわけにはいきません。サイコパスな人間だとどんなに楽だろうと思ったこともよくあります。
膨大なメールに対応する整理・仕組み化ができていない
自分のメール・チャット受信量が多いか少ないかは不明です。しかし「あれもこれも状態」になることが非常に多いです。きちんと自分の仕事情報を、頭やパソコン上で整理ができておらず、相手に返答する内容を調べていると膨大な時間が経過していること、同じような返答なのに、いちいちメールを一から作成することもあったりして、効率が悪いと思うこともあります。
メールへの返信を早くするための方法
自分の能力は大きく変えることは難しいですが、自分の仕事の仕組みや、仕事の対する姿勢であれば、努力で変えることができます。こういったことを一つ一つ整理していくことが大事と思い、何点かポイントになると思う部分をまとめました。
完璧を求めず、ほどほどを求める
「完璧を求める人」は、手に入る情報をすべて集め、残らず確認をしたうえで判断をする人です。たとえば、新しいPCを購入するとなったら、できるだけ多くのショップに行き、できるだけすべてを目で見て、スペックを比較してから、どれを買うか決断します。「最高のもの」を見つけたいから、そういった行動を取るのです、スーツ、車、さらには結婚相手も、完璧な選択であることを望みます。
「完璧を求める人」は、こだわりが強い上に細かい点が気になるので、決断を先延ばしにすることが多く、それゆえ行動が遅れてしまうのです。そして疲れ切ってくたくたになってしまうのです。
気力がなくなってしまうこと、判断が遅いとタスクがたまっていくこと、また返信が遅くなるとクレームにつながること、以上を考えると完璧を求めず「ほどほどを求める」人になった方がお得です。
とりあえず簡潔に返信をする意識を持つ
誰でも、相手のメールに対して完璧な回答を即レスすることは難しいです。返信する相手や状況にもよりますが、どのように返すべきかを考え、判断をした上で、メールを作成することがよいと思います。基本的には、下記にある「即簡潔に返信」、難しい場合は「後日回答する旨返信」を選択すること最良かと思います。
即完璧返信＞即簡潔に返信＞後日回答する旨即返信＞後日完璧返信
完璧に返信をしたところで何になる。相手から、労力という汁を吸われるだけ、自分の気力がどんどん失われていくだけ。たくさんのタスクを、省エネで、うまく乗り越えていこうとする割り切りを意識してメールに向かっていくことが大切かと思います。
自分の仕事を整理をしておく
メールの返信内容については、スケジュール調整、許可確認、進捗確認が大半かと思いますが、それにプラスして「わからないことの問い合わせ」、「どう対応してよいかの相談」等も多くあると思います。
この問い合わせや相談の対応が意外と時間がかかるんですね。ある程度完璧に返さないと相手に悪いと思う気持ち、また「あの人わかってないじゃん！！」と思われたくない焦りが動機となり、いつのまに膨大な時間が経過していることも。
ここについては、自分の仕事や、よくある問い合わせ等は、必ず体系的に記録をしておき、わからなくなった時はすぐ参照できるようにしておくということが重要です。自分の記憶を信用しないということです。
今は、ONENOTEやEVERNOTE、エクセルやワード等、便利なツールが出てきている為、ぜひ体系的に整理して記録に残しておくと、ストレスが減り、メール返信がスムーズになると思います。
テンプレートを活用
メールを作成する時、よく使う単語・文章があると思いますが、こういった単語や文章は、単語登録・テンプレート化することで、数秒でメールを作成することができる為、手間と時間を削減できます。
単語・テンプレート登録例
・いつ→いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。
・おつ→お疲れ様です。○○部の××です。
・ごれ→ご連絡ありがとうございます。メールの件、承知いたしました。
2文字を打っただけで、よく使う文書や単語が打てれば、メール作成の時間短縮につながります。ぜひ、OutlookやGmailのメールテンプレート登録機能を確認の上、登録をしておいた方がよいと思います。私はいくつか登録しておりますが、ワーキングメモリ不足の為、何を登録したかを忘れてしまいますので、定期的に見返しています。
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